Behandling af personoplysninger om ansøgere

Green.Click er meget opmærksom på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af dine personoplysninger. Dette gælder også, når du sender os en opfordret eller uopfordret ansøgning.

I det følgende kan du læse vores retningslinjer for behandling af de personoplysninger, du afgiver, når du enten sender os en uopfordret eller opfordret ansøgning.

1. Behandling af ansøgning

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes vi som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

Green.Click
Lyngvej 1
9000 Aalborg

Mail: info@greenclick.dk
Tlf: 70 230 540

Når du sender en ansøgning til os, forudsætter det, at du afgiver en række personoplysninger. Disse personoplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågældende stilling og til at arbejde hos Green.Click. Oplysningerne vil alene blive brugt til dette formål.

Vi opfordrer dig derfor til kun at sende os de personoplysninger, som er nødvendigt for, at vi kan vurdere din ansøgning. Du opfordres derfor til at undlade at sende f.eks. cpr. nr. og straffeattest, medmindre vi konkret har anmodet dig herom. Hvis du frivilligt sender os personoplysninger, som ikke er nødvendige, betragter vi det som et samtykke fra din side til, at vi må behandle de pågældende oplysninger om dig.

1.1 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af opfordrede jobansøgninger

Ved opfordrede jobansøgninger behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din ansøgning og de tilknyttede bilag. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen og dine personlige og faglige egenskaber.

Alle afgivne personoplysninger vil blive behandlet og opbevaret under rekrutteringsforløbet, hvorefter de vil blive slettet, hvis du ikke opnår en stilling hos os. Et rekrutteringsforløb vil maksimalt vare 6 måneder.

Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning med bilag, selvom du modtager afslag på opfordret jobopslag, indhenter vi et samtykke til at opbevare ansøgningen og bilag i en yderligere periode. Du vil i så fald modtage en særskilt mail herom, som du skal besvare, hvis du ønsker at give os samtykke hertil.

1.2 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af uopfordrede ansøgninger

Uopfordrede jobansøgninger vil blive besvaret med en kvittering for modtagelsen. Vi gemmer som udgangspunkt din uopfordrede ansøgning og bilag hertil i 6 måneder fra modtagelse.

Inden for denne periode kan du blive kaldt til en jobsamtale.

Hvis du modtager et afslag fra os, betyder det, at vi efterfølgende automatisk sletter din ansøgning og bilag hertil. Vi sletter dog senest din ansøgning med bilag efter 6 måneder. Hvis vi ønsker at opbevare uopfordrede ansøgninger i længere tid end 6 måneder, indhenter vi et konkret samtykke fra dig hertil.

1.3 Brug af rekrutteringsbureau

Virksomheden benytter i nogle tilfælde et eksternt rekrutteringsbureau. Dette bureau betragtes som selvstændig dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, rekrutteringsbureauet behandler om dig. Vi henviser derfor til deres gældende persondatapolitik.

Hvis rekrutteringsbureauet indhenter en personprofilanalyse af kandidaten, sørger rekrutteringsbureauet for at indhente samtykke hertil samt til videregivelsen til Green.Click fra dig.

1.4 Referencer

Referencer vil blive indhentet i det omfang de findes nødvendige i en rekrutteringsproces og kun vedrørende ansøgere, som har været til jobsamtale og er gået videre til næste runde i rekrutteringen. Referencetagning vil altid blive indhentet på baggrund af et samtykke fra dig.

I særlige tilfælde kan vi endvidere finde på at indhente oplysninger om dig fra de sociale medier forud for en jobsamtale. Hvis virksomheden indhenter oplysninger om digt via sociale medier, orienterer vi dig herom i forbindelse med, at vi indkalder dig til en samtale.

Referencerne vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsproces, medmindre du opnår ansættelse hos os, eller giver samtykke til at blive gemt i yderligere 6 måneder.

1.5 Helbredsoplysninger

I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for ansøgeren at oplyse helbredsoplysninger, der karakteriseres som en følsom personoplysning. Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis der gives samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens § 2, og du således at forpligtet til at oplyse dem til os.

1.6 Efterfølgende ansættelse

Hvis du bliver ansat hos os, vil alle de indhentede personoplysninger fra rekrutteringsprocessen blive opbevaret under ansættelsesforholdet.

2. Korrespondance med ansøgere og ajourføring af oplysninger

Al korrespondance vil foregå pr. mail. Såfremt du ønsker at kommunikere med os på anden måde, beder vi dig kontakte os telefonisk.

Hvis du skifter fysisk adresse eller mailadresse i den periode, hvor vi opbevarer din ansøgning med bilag, bedes du give os meddelelse herom, således at vi kan sikre, at vores kontaktoplysninger altid er ajourførte. Du er også altid velkommen til at sende os et ajourført CV, hvis forholdene herpå ændrer sig væsentligt.

3. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke de personoplysninger, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bilag samt i forbindelse med en rekrutteringsproces, til tredjemand.

4. Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Green.Click behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Der tages backup dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls. Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, herunder blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data.

5. Dine rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længde de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker yderligere oplysninger eller indsigt i de behandlede personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning, tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.

Vi er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Du har altid ret til at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os.

Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret sine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Du kan rette henvendelse til os ved at skrive til: info@greenclick.dk. Ud over ovenstående har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål i forhold til vores behandling af dine personoplysninger, er du også meget velkommen til at kontakte Green.Click på ovennævnte mailadresse.